24 maart is de eerste avond geweest over van alles rondom het onderwerp tochtorganisatie.
Het doel van de avond was het vergemakkelijken van tochtorganisatie en het aanwakkeren van organisatietalent. Tot grote vreugde van de organisatie hebben we met 27 personen kunnen brainstormen en een grote stap gemaakt. We hebben een checklijst verbeterd die je kan doorlopen om niets te vergeten bij het organiseren van een tocht. Heel fijn dat je zelf niet meer alles hoeft te bedenken!
In vier groepen is er gewerkt aan de onderwerpen: normering, communicatie-tijdlijn, faciliteiten van de vereniging en een uitnodiging-format.
Normering:
In de praktijk blijkt het nog wel eens lastig te zijn om in te schatten of je het vaarniveau bezit om met een bepaalde tocht mee te gaan. Als je dit vraagt aan ervaren leden en hierop verschillende antwoorden krijgt is er veel onduidelijkheid wat af kan schrikken om aan een tocht mee te doen. En aangezien je juist door tochten ervaring op doet is dat erg zonde. Vaartempo is voor veel tochten niet van belang. Over het algemeen is de vuistregel dat de langzaamste vaarder het tempo bepaalt. Je vaart met elkaar. Een tip hierbij is dat je ervoor kan zorgen als ‘langzamere’ vaarder dat je voorin de groep blijft of zelfs voorvaarder bent. Achteraan moet men vaak wat harder varen en komen snellere vaarders meer tot hun recht. Spreek dit met elkaar door.Met een vraag over je vaarniveau kan je altijd terecht bij een van de instructeurs.
MAAR de groep die met dit onderwerp is gaan stoeien kwamen tot een fantastische oplossing.
Een manier om jezelf onafhankelijk van anderen, juist in te schatten qua niveau. Een soort sterrensysteem maar dan anders.De peddeltjes en golfjes.
1 peddel staat bijvoorbeeld voor een tocht waarbij je mee kan zonder spatzeil, en je maximaal 5 km moet kunnen varen en 1,5 uur achter elkaar.
Bij elke peddel lopen deze vaardigheden op.
De golfjes geven het vaarwater aan. 1 golfje is een slootje, 2 golfjes een kanaal of een rivier, 3 een meer, en 4 het IJsselmeer/of de zee.
Een creatieve oplossing die we absoluut verder gaan uitwerken!Communicatie:
Wanneer communiceren we wat rondom een tocht. Hoe lang van te voren maak je het bekend?
Velen beslissen in de praktijk op het laatst mee te gaan met een tocht zodra de weersverwachting bekend is.Vanuit deze groep kwamen er veel adviezen naar voren.
Bijvoorbeeld het mogelijk maken van het doorsturen van de agenda op maandelijkse basis zodat men in 1 oogopslag ziet wat er is te doen die maand. En de wens dat dit ook meer zichtbaar wordt op het whiteboard bij de ingang.
De communicatiewijze via de app is nog wennen. Er wordt vaak een reactie gegeven in de app zelf op een formulier in plaats van het formulier in te vullen of de organisator te Appen. Het voelt ook even onlogisch in onze huidige app-cultuur, iemand stuurt een berichtje maar niemand reageert. Dat lijkt toch wat sneu misschien. Toch is dit wel de wijze waarop deze functionele app groepen werken. Het is informatie geven aan de leden en alleen ontvangen via een bericht aan de organisator. En dan gebeurt het dus wel eens dat je een berichtje krijgt van de beheerder dat je niet mag reageren. En ook dat voelt misschien alsof je op je vingers wordt getikt voor velen. Maar dit alles is goedbedoeld om ervoor te zorgen dat de apps op de manier werken waarvoor ze bedoelt zijn.Een mooie oplossing die hiervoor naar voren kwam is dat de organisator een berichtje stuurt VOOR het versturen van het formulier. Met ‘reageren via onderstaand formulier’.
Als je het formulier hebt ingevuld krijg je geen bevestiging dat je dit hebt gedaan. Iedereen kan er op vertrouwen dat de aanmelding juist is aangekomen en dat je kan verschijnen op de tocht/activiteit zonder een bevestiging hiervoor te ontvangen.Enkele vragen over de huidige communicatieboom zijn gesteld.
Welke app groepen zijn er nu overgebleven na de schifting n.a.v de adviezen op de ALV?
Zie hiervoor de communicatieboom op de website. Onder de tab ‘over ons’, staat de boom.Is het mogelijk dat je ziet welke deelnemers er mee gaan? Ja dit kunnen we open zetten.
Kan er een einddatum van aanmelden op het formulier worden toegevoegd? Ja.
Is het mogelijk een app te gebruiken waarin al deze informatie te vinden is en veel automatisch gaat?
Dit blijkt te kunnen maar is voor ons nog een fase te ver. We hopen dit in de toekomst verder op te zetten.Uitnodiging:
Er is een lijst samengesteld met alle informatie die we graag op een tochtuitnodiging willen zien. Door al deze punten op een vaste template te zetten kan iedereen een uitnodiging op een makkelijke wijze maken zonder belangrijke informatie te vergeten.
Door dit universeler te maken is het makkelijker om tochten te organiseren. We gaan met deze template aan de slag en komen op de volgende avond met de opzet.
De normering komt hier ook op te staan.Faciliteiten:
Wat heeft de club te bieden rondom tochten?
Vanuit deze groep zijn er vooral veel to do acties gekomen om alle faciliteiten inzichtelijk te hebben en bruikbaar.
Wat hebben we en hoe kunnen we dat allemaal op de juiste manier gebruiken?Denk hierbij aan het budget voor een tocht, kaartmateriaal en de mogelijkheid tot printen en plastificeren op de vereniging, een documentatiekast digitaal en fysiek, een overzicht van de trailers met hun capaciteit, een laadinstructie op papier en een filmpje voor de trailers, een overzichtslijst voor wie wat wanneer reserveert, een overzicht van de veiligheidsmaterialen van de vereniging, een overzicht van beschikbare boten en peddels en een inname lijst van geleend materiaal.
Dit alles heeft er toe geleid dat we kunnen gaan werken aan een aantal basisformulieren die bruikbaar zullen zijn voor iedereen.
En dat we een database kunnen gaan vullen zowel digitaal als fysiek wat het varen zal bevorderen.
Het was een inspirerende avond met veel stof tot nadenken waar we graag mee verder gaan!
Deelnemers aan deze avond die we bedanken voor hun inzet:
Guus, Gerda, Peter, Vincent, Ingrid, Olga, Bert, Johan L, Brenno, Ivar, Karel, Job, Coringe, Johan, Jaap, Ron, Jan M, Fred, Marco, Maaike, Natasja, Marjan, Angelique, Peter, Anne-Wil, Ruud en Harry.
